In slechts 5 stappen een volledige P2P implementatie met Shopper!

Wat kun je met Shopper?

Shopper is een volledige Source2Pay-applicatie waarmee u het offerteproces, het contractmanagement en het inkoopproces automatiseert.

Het inkoopproces wordt – uitgaande van uw organisatie en bevoegdheden - proactief gestuurd op het gewenste resultaat, in lijn met uw inkoopstrategie en -beleid. Ongeacht of uw inkoopproces nu centraal of decentraal is georganiseerd, of als u dat juist wenst te veranderen.
Met Shopper kunt u snel aan de slag en veranderingen in korte tijd realiseren.

Optimaliseer uw inkoopproces

Met Shopper kunt u het inkoopproces in hoge mate geautomatiseerd laten verlopen van aanvragen tot en met ontvangsten. Waar noodzakelijk kunt u aanvullende processtappen toepassen voor het accorderen, completeren, fiatteren en de budgetbewaking van offertes, contracten en bestellingen.

Bewezen scenario's

Om direct aan de slag te gaan heeft u de mogelijkheid te kiezen voor een bewezen inkoopscenario. Shopper kent een aantal Best Practice-scenario’s. Wanneer u initieel kiest voor een niet-formele inrichting/procesflow dan kunnen uw medewerkers - net als ze thuis gewend zijn – eenvoudig met Shopper hun online inkopen doen. Het inkoopproces is vervolgens meetbaar en u kunt – daar waar noodzakelijk – aanvullende processtappen toevoegen, om daarmee de grip te vergroten en afspraken met leveranciers binnen het inkoopproces te borgen.

Standaard koppelingen

Shopper integreert volledig met het factuurverwerkingsproces van Scan Sys en de ERP-systemen van Exact Software. Op dit moment is de koppeling met Shopper en ImageCapture o.a. beschikbaar voor gebruikers van Exact Globe(+), Exact Financials en Exact Online. Verder zijn er ook koppelingen aanwezig voor Afas, Topdesk en Carwise. Het aantal applicaties waarmee Shopper gekoppeld kan worden wordt steeds verder uitgebreid.

Met Shopper heeft u grip op alle aspecten van inkoop.

Vastleggen van contracten en budgetten.
Realtime synchronisatie van stamgegevens uit uw financieel systeem
Volledige ondersteuning van het proces van aanvraag, autorisatie, bestelling en ontvangstverwerking.
Gebruik van interne catalogi, vrije aanvragen en webshop-koppeling (OCI)
Direct inzicht in uitputting budgetten, status van bestellingen en verwerken van (deel) ontvangsten.
Automatische goedkeuring bij volledige 3 way matching.
Factuur fiattering vanaf uw desktop, tablet en mobiel, archief met uitgebreide zoekmogelijkheden voor de fiatteur.
Audit trail over volledige P2P proces.

Shopper is compatibel met diverse ERP en financiële systemen, zoals Exact Globe/Finance, Visma, SAP, Oracle etc.
Snelle en efficiënte implementatie en inrichting in 5 stappen.(basis P2P)
Opdrachten aangenomen met Fixed Price, Fixed Date en Fixed Quality.
Biedt grip op het resultaat van inkoop, proactieve inkoop en organisatie naar uw werkwijze.
Faciliteren van een proactief inkoopproces of met het bestaande inkoopproces starten en dit stapsgewijs omvormen waarbij de klant het tempo van organiseren bepaalt.
Audittrail-document met boeking- en fiatteringsinformatie opvraagbaar vanuit Shopper.
Draait in de Cloud of On-Premise.
Realtime koppelingen tussen applicaties.

Nieuwsgierig geworden naar Shopper en onze aanpak?

Neem vandaag nog contact op voor een (remote) product demo van Shopper en in een uur tijd ben je volledig op de hoogte van alle mogelijkheden en welke voordelen dit voor jouw organisatie kan opleveren.

Uitdagingen in het beheer van het inkoopproces

U bent verantwoordelijk voor het beheer van het inkoopproces en u wordt regelmatig geconfronteerd met diverse uitdagingen. Het proces is erg bewerkelijk omdat er veel verschillende leveranciers zijn waarmee rekening gehouden moet worden. U hebt moeite om contractafspraken goed te registreren en uw budgetten worden alleen bijgewerkt wanneer een factuur ontvangen wordt. Hierdoor heeft u geen inzicht in verwachte kosten en is het moeilijk om facturen snel te coderen. U moet nauwkeurig alle facturen beoordelen na levering, zonder de beschikking over een audit trail of logginginformatie over het P2P-proces. Het is een dagelijkse uitdaging om dit proces efficiënt en effectief te beheren.

Uitdagingen in het inkoopproces

Bewerkingsintensief proces door veel verschillende leveranciers
Geen of beperkte registratie van contractafspraken
Budgetten worden alleen bijgewerkt bij ontvangst factuur
Geen inzicht in verwachte kosten
Codering van factuur kan pas achteraf toegekend worden
Alle facturen moeten beoordeeld worden na levering
Geen audit trail of logginginformatie over het P2P-proces

Oplossing met Shopper

Vastleggen van contracten en budgetten
Realtime synchronisatie met financiële systemen
Volledige ondersteuning van het proces, van aanvraag tot ontvangstverwerking
Gebruik van interne catalogi en webshop-koppelingen
Real-time inzicht in budgetten, bestellingen en ontvangsten
Automatische goedkeuring door 3-way matching
Factuurbeoordeling via desktop, tablet of mobiel, met uitgebreide zoekfuncties
Audit trail over het volledige P2P-proces

Voordelen van Shopper

Onafhankelijk en aansluitbaar op verschillende ERP- en financiële systemen
Snelle en kwalitatieve implementatie en inrichting
Opdrachten op basis van Fixed Price, Fixed Date en Fixed Quality
Innovatief inkoopproces en nieuwe methoden
Inzicht in resultaten van inkoop en KPI's
Proactief of stapsgewijs verbeteren van het inkoopproces, op tempo van klant
Proces en organisatie aanpasbaar aan werkwijze
Audit trail-document opvraagbaar uit Shopper, financiële applicatie en archief
Cloud of On-Premise oplossing
Realtime koppelingen tussen applicaties.

Koppelingen

Shopper heeft een groot aantal koppelingen met verschillende ERP-systemen en financiële applicaties. Dit zorgt ervoor dat u altijd de juiste informatie op het juiste moment heeft. De koppelingen zorgen voor een snelle implementatie van Shopper in uw organisatie.

Hieronder vindt u een overzicht van de koppelingen die Shopper biedt. Klik op de logo's voor meer informatie over de koppeling.

Businesspartners

Archifact werkt samen met een groot aantal softwarepartners. Zij geven u een goed en helder advies gericht op uw situatie. Bovendien zorgen zij voor een kwalitatieve implementatie in combinatie met uw ERP- en administratieve systemen en bieden zo een totaaloplossing voor uw Purchase 2 Pay-processen.

Axians - The best of ICT with a human touch

Brochures

Download en bekijk de Shpr brochures

Download Brochure A3 Download Brochure A4

Optimaliseer uw inkoopproces en behoud regie met Shopper door automatisering, proactieve sturing en budgetbewaking

Shopper is een tool voor inkoopprocessen. Het biedt de mogelijkheid voor een volledig geautomatiseerd proces en voorkomt uitdagingen in de administratie. Door Shopper te gebruiken, kunt u processen continu monitoren en aanpassen, budgetten vooraf controleren, en verantwoordelijkheden decentraliseren. Shopper ondersteunt diverse organisatievormen en biedt ook de optie voor accorderen, completeren en budgetbewaking.

Businesspartners

Volautomatisch

In dit ideale scenario voor het inkoopproces, worden alle aanvragen automatisch verwerkt en verstuurd. Om administratieve uitdagingen achteraf te voorkomen, kunt u Shopper gebruiken om deze aspecten proactief te beheren.

Met Shopper kunt u de prestaties en handelingen binnen het inkoopproces continu monitoren en het proces daarop aanpassen. Hierdoor kunt u verantwoordelijkheden en budgetten vooraf controleren, voordat de bestelling wordt geplaatst. Dit vereist specifieke bedrijfsdoelstellingen voor het beheer van het inkoopproces.

Accorderen

In dit scenario worden extra stappen genomen voor het accorderen. Deze stappen worden enkel doorlopen als ze van toepassing zijn. Hierdoor kunt u de verantwoordelijkheden voor bevoegdheden en grotere bestellingen vastleggen.

Met Shopper kunt u alle organisatievormen ondersteunen, door bijvoorbeeld verantwoordelijkheden te decentraliseren en beleid centraal te bepalen. Dit vereist duidelijke afstemming tussen de rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie en de capaciteiten van Shopper.

Completeren

In dit scenario gaat het om artikelen die niet uit de digitale catalogus worden aangevraagd. De inkoper moet deze aanvragen eerst completeren om de juiste keuze van artikelen en leveranciers te bewaken en de contractafspraken up-to-date te houden.

Met Shopper kunt u ook prijsafspraken binnen het inkoopproces bewaken. Door het contractbeheer via Shopper, worden afspraken en verplichtingen continu gevalideerd binnen het proces. Dit vereist een gestructureerde aanpak van contractbeheer en het vermogen om de impact van prijsafspraken en verplichtingen te begrijpen.

Budgetbewaking

In dit scenario wordt het beheer van budgetten in verband met het inkoopproces getoond. Geautoriseerde budgethouders kunnen zelfstandig bestellingen plaatsen, maar alleen als het van toepassing is.

Met Shopper kunt u proactieve budgetbewaking toepassen en verantwoordelijkheden decentraliseren. Shopper ondersteunt alle mogelijke boekingsdimensies, waardoor u de vrijheid heeft in de keuze van budgetvorm. Voor proactieve budgetbewaking is het nodig om het beleid eenduidig te specificeren en het budgetbeheer hierop af te stemmen.